协同政务系统基于模块化的功能结构架构，通过搭建政府内网和外网，实现政府内部办公的知识信息管理、业务流程管理、人员管理、会议管理等功能，以及外网的信息发布、信息检索、在线咨询等功能；同时，通过引入门户技术实现政府内网和外网的连接，建立起政府机构和外部公众交流的通道。

1、 公文处理

实现收文、发文电子化、自动化，对收发文的整个流程进行跟踪，详细记录收发文的当前状态、办理过程和领导审签、拟办、批示意见及办理结果。解决公文传递速度慢，信息不及时、不同步、不易于查询等问题。

（1）发文管理

包括发文拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，提供进程查询、催办、督办功能，允许收回重新处理，保留修改痕迹，规范公文格式。

· 固定流程：拟稿→部门负责人审核→进入相关人员讨论修改阶段→提交处理→办公室主任核稿→分管书记、书记审签→机要人员编排文号、加盖电子印章→交相关部门分发电子文档，转入文件库，存档；
· 提交处理时，需转换为正式公文格式；
· 需定制“拟稿纸”供公文会签，支持打印功能；
· 需定制红头文件模板（含红头，标题、正文字体、字号，主题词等）；
· 正式公文提供WORD和PDF两种电子文档格式。

（2）收文管理

包括来文登记、拟办、批办、批示、传阅、反馈办理结果、整理和归档等操作，收文自动顺序编号，逾期自动催办，全程跟踪文件处理，自动归档。

· 相对固定流程：登记、录入正文→部门负责人批阅→领导批示→提交处理→归档；
· 电子公文直接登记接受，重要纸介质公文安排专人利用扫描和OCR技术转化为电子形式登记接受，一般纸介质公文登记目录；
· 定制“签阅单”供领导批阅，支持打印功能；
· 提供WORD和PDF两种电子文档格式。

（3）档案管理

包括对电子文件、电子档案及实体档案的管理，实现文件收、发、起草、会签、归档、整理、统计、检索、利用等的一体化管理。

2、 日常办公

主要实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务处理，与公文处理相比，流程上没有严格限制，可自由流转，满足内部办公和交流需要。使用时，工作人员填写有关申请表，发送至部门负责人，签批后根据需要反馈给申请人、分管领导或相关办理人员。相关办理人员具有登记、查询的权限。

3、 行政后勤

· 固定资产管理：按部门和单位实现对固定资产的基本信息登记、查询、采购、报废、调拨、维修管理等，提供查询和统计功能。
· 车辆调配：车辆档案登记（车型、牌号、座位数、维修保养记录等），驾驶员档案（驾驶员的基本信息和驾驶记录、违反交规情况等），用车申请（填写派车单→部门负责人、办公室主任、分管书记审批→安排车辆），修配审批，统计查询（登记驾驶员出车情况、总里程数、总耗油、月耗油、修配费用、洗车费、过停费等情况，按条件查询车辆信息、驾驶员信息、用车申请、用车使用状况）。
· 办公用品申购：具备申购审批、入库、发放、库存统计等功能，固定流程为：起草申购单→部门负责人审批→办公室行政人员核价→办公室主任审批→分管书记审批→购买或调用库存→办公室仓库保管员登记入库，属固定资产的办理登记手续→领用人、保管员、行政人员签字发放→自动回单通知相关人员办理情况。物品入库、出库均自动更新库存信息，保留历史记录，提供综合统计功能。
· 办公用品借用：可借用的办公用品信息、借用申请、批办、借用情况查询等。
· 接待安排：食宿安排计划的申请、批办。
· 会议室预定：可查询现有会议室及会议设备的预定情况，提出预定申请，反馈预定受理情况，记录所有使用情况。
· 故障报修：保修信息、处理情况等。

4、 组织人事

· 人事信息：在职干部职工基本信息的管理，包括人事档案、工作履历、考评信息、培训信息、工资、外事等。
· 人员变动：人员的内部调动、调出、离退、辞退、辞职等。
· 考勤管理：考勤信息的记录、上报、汇总、查询，自定义每月工作时间和工作日，人员名单系统自动生成。
· 请休假：请休假申请、审批、休假，提供请休假情况统计和查询。
· 考核测评：提供网上年度考核、民主测评，实现快速统计汇总。

5、 期刊信息

包括上报信息和上报信息查询处理，刊物发布、刊物维护、刊物阅读、刊物定制、期刊信息批阅等。

· 信息上传：基层上报动态信息，统一交付上级信息主管人员处理。具备上报信息统计功能，登记处理操作，自动反馈信息处理情况，自动生成统计报表，定制信息通报。
· 电子期刊：包括政府动态、政府工作期刊及全省基层团组织优秀刊物，基层刊物由系统管理员授权相关单位发布、管理，刊物的最终发布采用PDF格式，防止对信息的篡改，用户可查阅刊物，提供批注、批阅功能。

6、 文件库

包括文件查询、文件统计、文件维护等，可设立多级目录，分类存放中央、省、市、地方各类文件。用户端可上传、浏览文件，并可以删除修改自己上传的文件。并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享。所上传的文件末尾显示上传时间及用户名。系统启用时，计划将2000年以来团苏委发、团苏委联整理成电子文档（含PDF格式）上传。

7、 在线交流

· 电子公告：发布通知、通告和消息，公告的发布可设定审批人、可设定发布范围、可设定发布时间范围，公告板的内容定期存档。
· 电子论坛：提供一个相互交流、讨论和学习的场所，可以设定讨论范围，实现讨论组功能，不受时间、空间限制，也可匿名参加讨论。
· 网上调查：在一定范围内，对有关事项进行调查、投票评选、统计汇总等。
· 网上培训：将培训资料存入资料库，供用户调阅；从试题库中出题对学员进行考核。方便查询培训进程，查询考试、考核成绩。
· 网上会议：视频、非视频会议的发起、参加等。
· 网上传真：系统可直接起草或直接接受传真文件，通过服务器实现计算机到传真机之间的双向收发，并可保存、检索、打印、引用发出或受到的传真文件。
· 留言板。
· 问题与建议。

8、 公共信息

· 组织机构：查询组织机构和人员的全部信息。
· 机关动态：记录新近工作进展情况。
· 规章制度：规章制度发布、查询。
· 政策法规：提供政策法规库。
· 航班车次：最新火车、航班信息查询。
· 邮编区号：查询全国邮政编码信息和电话长途区号。
· 电话簿：各级组织联系电话，常用联系单位等查询。
· 网站导航：内置国内外热门网站管理查询系统。
· 办公办事指南
· 办事指南：领导分工、办公室分布、各办公室人员电话及人员情况等信息。
· 会员库：各地部门人员等数据库导入及导出，提供排序、查询、搜索、报表打印、标签打印、字段设定、邮件群发、短信群发等功能。

9、 个人事务

· 待办事宜：用户需要处理的各种信息。
· 电子邮件：方便地起草、发送邮件和浏览、管理接受到的邮件，提供邮件发送成功的提示、跟踪、回复、转发、重新发送等功能，全系统内的邮件地址可快速查询。支持标准协议（POP3、SMTP）的邮件服务器的接口。
· 日程安排：对个人的日程进行安排或进行周期性的日程安排，并可根据访问级别向外公布和查询日程安排。
· 名片簿（通讯录）：记录公共和个人的通讯录。基本信息包括：姓名、工作单位和职务、单位地址、邮政编码、办公电话、住宅电话、手机、小灵通、传真、email等。可指定共享名片簿。
· 工作代理：外出时可以设置工作的代理人，所有事务自动转发给代理人，回来后可以查询所有授权事务处理过程。
· 个人文件库：用户可以建立个人素材库，收集上级单位下发的多种文件等其他重要素材。
· 用户设置：对自己的 OA 界面进行个性化配置，能够满足桌面风格设置、个人菜单和功能的自定义、密码设定修改需求。

10、 系统管理

包含便捷的用户管理、流程管理、表格设定、WORD模板定制、系统日志查询等，提供字库、阅读软件的自动下载安装，PDF格式自动转换。

11、 其他功能

· 提醒机制
开机时，计算机声音或闪烁提醒；
用户登陆系统时，系统可随时提供待办事宜列表，并自动刷新，弹出窗口并伴有声音即时提醒；
设立手机短信、电子邮件提醒方式，所有模块中均嵌套短信提醒功能，供用户选用。

· 用户组设置
提供公用和个人通讯组设定，方便办公流转。
· 支持键盘输入和手写笔输入
审批意见提供菜单选择、键盘输入、手写批示等。支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效和主办/协办阅批等组合审批模式。提供公文扫描输入、打印、撤回和转发等功能。
· 电子签名和公文图章管理
根据权限，调用电子签名，加盖电子公章。
· 工作代理
对于出差或外出前进行的工作转移或外出提醒的设置，可预先设置外出时间表供查询，自动提示访客外出信息，并可设置答复信息或指定“代办人”、“代理人”在本人外出时代为处理相关工作，以保障系统无间断、高效、正常运行。授权终止可手工收回，或到期后自动收回。
· 查询功能
对所有信息提供信息导航和全文检索两种查询方式。
· 使用帮助
提供操作指南及技术支持信息，帮助用户解答难题。

12、 OA扩展

· 新增单位OA用户时，支持系统管理员自主配置、自主开发，便捷地实现系统界面多样化。
· 在用户数剧增、数据量激长的情况下，支持分布式布置服务器，划分访问范围，形成真正意义的OA群。